Sempre più le aziende sono attente alle proprie spese legate ai viaggi d’affari, sia dirette che indirette. Le prime sono legate soprattutto agli acquisti, mentre le seconde si possono scomporre in varie categorie legate ai singoli processi di gestione delle trasferte: pianificazione del viaggio, prenotazione, anticipi contanti, fatturazione e rimborso spese.
 

Una recente ricerca commissionata dalla divisione europea di American Express ad At Kearney si è occupata di indagare i costi di gestione dei processi legati ai viaggi d’affari in un vasto numero di aziende europee. I dati mostrano che i costi indiretti sono diminuiti negli ultimi 5 anni, dal 5,6% al 4,6% dei costi diretti, ma questo non è sufficiente (Grafico I). Per 1000€ infatti, si spendono ancora 46 euro di costi di gestione per i processi aziendali: decisamente troppi soprattutto alla luce di casi di aziende che, seguendo determinate best practices ed automatizzando molte fasi, arrivano a risparmiare tra il 47% e l’87%.






















 
 
 

Tali costi indiretti sono da attribuire in particolar modo ai costi di pianificazione e prenotazione dei viaggi ed ai rimborsi spese. (Grafico II). La ricerca ha dimostrato ancora una volta l’efficacia dei processi di automazione e dei modelli alternativi di gestione dei viaggi d’affari, come la scelta di outsourcing, di affidamento ad un’unica agenzia, etc. Come mostra il Grafico III, i risparmi potenziali dovuti a queste best practices sono notevoli, e possono portare l’azienda a spendere per costi indiretti solo il 2,1% rispetto ai costi diretti, con un risparmio del 54%.

 

Non bisogna dimenticare che le best practices e l’automazione hanno anche un impatto reale sull’efficienza delle trasferte e sulla riduzione dei costi diretti, soprattutto se legate ad un rigoroso rispetto della travel policy, alla collaborazione con un fornitore unico ed all’outsourcing.

La scheda integrale della ricerca può essere consultata in questo pdf.