Le aziende sono continuamente alla ricerca di nuove opportunità per massimizzare i saving delle proprie spese di viaggio, senza penalizzare l’esperienza di viaggio dei propri business travellers.
American Express Business Travel ha pubblicato una lista di 10 possibili metodi per ridurre i costi di viaggio aziendali. Le riportiamo nel post, con qualche adattamento alle specificità del mercato italiano.
Le migliori strategie per raggiungere importanti obiettivi di risparmio, soprattutto in questo periodo di crisi economica globale, possono essere ricondotte ad alcune semplici regole per aumentare l’efficienza delle proprie spese di viaggio ed aumentarne il ritorno sull’investimento.
1) Plan Twice, Book Once: fee e penali per cambi data e/o "no show" possono essere molto rilevanti, pertanto è essenziale che il proprio programma di viaggio sia ben chiaro e gli appuntamenti siano riconfermati prima della prenotazione per evitare questi possibili costi.
2) Pack Light: alcuni vettori aerei prevedono dei costi molto elevati per il bagaglio da imbarcare, nonché degli importi significativi per ogni chilogrammo extra imbarcato, oltre il limite massimo stabilito per bagaglio. per viaggi di lavoro lunghi può essere più conveniente utilizzare servizi di tintoria in loco piuttosto che portare nel bagaglio numerosi abiti. Nel caso di campioni, documenti o materiale da trasportare può essere più economico utilizzare servizi di spedizione con corrieri internazionali.
3) Check Your Paperwork: assicurarsi che documenti e passaporti siano in corso di validità e che si disponga dei visti e delle autorizzazioni necessarie, per evitare ogni possibile ritardo ed ogni possibile costo extra. La maggior parte delle Travel Management Companies e delle agenzie specializzate può fornire adeguato supporto prima del viaggio.
4) Be flexible to Find Savings: per viaggi su località con diversi aeroporti può essere utile verificare con il proprio travel counselor la disponibilità di eventuali collegamenti con aeroporti alternativi, anche considerando il costo di eventuali extra dovuti a transfer e taxi.
5) Watch to Waste: milioni di biglietti rimangono inutilizzati. Anche se la maggior parte delle tariffe non rimborsabili comporta il pagamento di penali, può comunque essere conveniente utilizzare quei biglietti per riprogrammare i propri viaggi. Esistono anche alcuni applicativi che consentono di verificare l’utilizzo effettivo dei biglietti. Molti vettori inoltre rimborsano o per intero o parzialmente l’importo delle fuel surcharges, che in alcuni casi può essere anche superiore all’importo della tariffa base.
6) Employees That Stay Together, Save Together: alcune aziende stanno valutando travel policy che prevedono la condivisione delle camere tra colleghi. Allo stesso modo, anche la condivisione dei costi di taxi e transfer è un modo semplice per risparmiare. I dipendenti che viaggiano su voli diversi possono organizzarsi per incontrarsi in aeroporto ed andare insieme in hotel.
7) Big Ticket Items Can Mean Big Savings: itinerari internazionali complessi possono offrire l’opportunità di importanti saving. Affidarsi ad esperti travel counselors per l’organizzazione di questi viaggi consente di risparmiare tempo utilizzandolo per il proprio lavoro e di avvantaggiarsi della loro esperienza e conoscenza dei vettori aerei, delle classi di prenotazione, nonchè delle promozioni e di quantaltro può portare ad ottenere la migliore tariffa
8) Plan Ahead, and Stay In Touch: con quanto più anticipo si prenotano voli e camere di hotel, tanto più è possibile trovare una tariffa più bassa. Alcune compagnie aeree ed alcuni hotel garantiscono comunque la tariffa più bassa nel caso in cui il prezzo scenda, successivamente alla prenotazione.
9) Stretch Your Stay to Stretch Your Dollar: con la riscoperta in alcuni casi della regola del "minimum stay", la variazione della durata del viaggio e lo spostamento della data del rientro può costituire una possibilità di saving, pur considerando eventuali costi extra.
10) Oldies But Goodies: le opportunità tradizionali di saving esistono ancora, e possono essere perfino più semplici da ottenere anche nelle fasi caratterizzate da alti tassi di occupazione sui voli o negli hotel. Quando possibile si possono ottenere gratuità o tariffe molto vantaggiose su particolari destinazioni in periodi di "bassa stagione", ad esempio per meetings, e con date flessibili.