I principali risultati della ricerca presentata durante l’EVP 2008 hanno mostrato che i budget dei viaggi d’affari sono stati estremamente correlati allo sviluppo del proprio business, con aziende che hanno investito in viaggi d’affari per mantenere (52%) o incrementare (44%) le proprie vendite. Circa il 70% dei partecipanti alla ricerca ha riportato l’intenzione di mantenere stabili o diminuire i propri budget per i viaggi d’affari nel 2009, segno della situazione economica globale.

 

Il tema dei budget dei viaggi d’affari è stato oggetto anche di un sondaggio (senza però valore e consistenza statistica) di BizTravelForum.it, con risultati che per il mercato italiano, nel 2008, riportano una maggiore incertezza ma lasciano anche spazio ad importanti considerazioni in merito alle opportunità create dalla situazione economica globale, tenuto conto che il presidio dei propri clienti e lo sviluppo di nuovi “lead” o “prospect”, proprio in questa fase, possono essere determinanti per resistere alle pressioni economico-finanziarie ed essere vincenti negli spazi competitivi o abbandonati dai competitor o soggetti a nuove e più intense dinamiche di mercato.

 

Un altro aspetto del “Barometro” riguarda l’osservanza della Travel Policy sia per il Management che per le filiali sussidiarie. Le Travel Management Companies, anche per questo motivo, sono sempre più identificate come un partner per aiutare a massimizzare i ritorni degli investimenti in viaggi d’affari e consolidarne i saving.

Il 71% delle aziende partecipanti alla ricerca afferma di avere accordi internazionali con i fornitori e policies standardizzate, con il 76% che identifica nei servizi aerei la categoria principale oggetto di tali accordi e di tali procedure. L’autonoleggio e l’hotellerie, rispettivamente al 29% e al 26%, registrano invece accordi e procedure prevalentemente a livello regionale.

 

Sicurezza e ambiente sono temi sempre più rilevanti e circa un terzo delle aziende prende in considerazione il bilancio ambientale dei propri viaggi, preferendo soprattutto mezzi più ecologici (ad esempio aeromobili ed autoveicoli a basse emissioni), con una frequenza maggiore tra le aziende dei paesi nordici.

 

La ricerca registra anche un aumento dell’attività di monitoraggio e controllo delle spese, identificando nell’hotellerie, nel catering e nei servizi vari (parcheggi, taxi, transfers) le maggiori criticità, ed introducendo modelli di pre-trip e post-trip reporting.

 

Le Travel Management Companies sono considerate interlocutori critici sia nella realizzazione di strumenti di booking online (per il 57% delle aziende che ne prevede l’utilizzo), sia nella consulenza e nell’assistenza per l’implementazione e la gestione degli stessi.

Nel loro approccio per ottimizzare, razionalizzare e strutturare i propri viaggi d’affari, le aziende hanno riportato che l’utilizzo delle Travel Management Companies è determinante nel 57% dei casi per la negoziazione di tariffe, nel 28% per l’uso di tariffe pre-negoziate, e nel 41% dei casi per l’implementazione delle procedure di prenotazione.

 

In generale, le aziende oggetto dell’indagine ricercano il valore aggiunto dei loro travel program, e per far ciò il 60% si affida alle soluzioni proposte dalla loro Travel Management Company sulla base delle specifiche esigenze aziendali, e con modelli di remunerazione in cui aumenta la quota di contratti che prevedono un mix di management fee e transaction fee.

Si registra su alcuni mercati (Svezia, UK, Francia, Olanda) la presenza di un modello di remunerazione di tipo “Business Process Outsourcing”, dove la Travel Management Company ha in carico la gestione parziale o integrale del budget delle spese di viaggio di una azienda. 

 

Anche quest’anno, per la settima volta consecutiva, il tradizionale studio comparativo della società di ricerca americana Topaz International conferma il vantaggio competitivo delle Travel Management Company rispetto alle agenzie di viaggio online nell’offrire tariffe aeree più convenienti ai propri clienti. Secondo i risultati della ricerca, infatti, un’azienda che si affida ad un’agenzia di viaggio specializzata in corporate travel risparmia in media 56 dollari a tratta rispetto alle offerte di portali turistici come Expedia, Orbitz e Travelocity.

 

Benché il saving sia diminuito di anno in anno rispetto al 2001, a causa della progressiva riduzione delle tariffe aeree, lo studio dimostra come le imprese abbiano ancora una forte convenienza nel far gestire in outsourcing i propri viaggi aziendali, con un risparmio che aumenta quanto più è significativo lo spending annuale destinato alle trasferte. Per le società con volumi superiori ai 100 milioni di dollari il risparmio medio per singola tratta arriva addirittura a 78 dollari.

 

Da dove derivano risparmi così consistenti? Solo attraverso un’attenta analisi del cliente e delle sue abitudini di spesa la travel management company designata può elaborare una travel policy personalizzata ed efficace, tale da riuscire a garantire saving davvero significativi soprattutto nel caso di volumi consistenti.

 

Anche se la maggior parte del lavoro di razionalizzazione delle spese si concentra sulla biglietteria aerea, poiché essa rappresenta in media circa l’85% dei costi totali di viaggio di un’impresa, le agenzie specializzate possono ottenere buoni margini di ottimizzazione anche per quanto riguarda il booking alberghiero. Ad esempio, concentrando le prenotazioni in alcune strutture o catene alberghiere ed ottenendo così tariffe agevolate, oppure negoziando tariffe dedicate per il singolo cliente.

 

Il saving alberghiero si distingue da quello aereo per il cospicuo lavoro di analisi e negoziazione che sta a monte dei contratti sottoscritti con le diverse catene alberghiere. A volte le travel management company arrivano a prendere camere in alllotment in previsione di grandi picchi di stagionalità, per esempio nelle grandi città in occasione di fiere o esposizioni, in modo da poter garantire ai propri clienti tariffe comunque vantaggiose.

 

E’ proprio in un momento di forte criticità come quello attuale, caratterizzato da una crisi economica generale e da una contrazione dei volumi nel settore travel in particolare, che le best practice ed i modelli per risparmia quanto più possibile assumono un ruolo determinante nel permettere alle società di operare efficientemente sui propri mercati.

 

 

La ricerca integrale di Topaz International può essere consultata cliccando qui.