Informativa ai sensi del Regolamento Europeo in materia di protezione dei dati personali n.2016/679

Ai sensi degli artt. 12, 13 del Regolamento Generale UE sulla protezione dei dati personali 2016/679.

Titolare del trattamento

Ai sensi dell’art. 4, comma 7 e 26 GDPR, i Co-Titolari del trattamento dei dati personali sono: Uvet events S.r.l., e Uvet Global Business Travel S.p.A., (congiuntamente anche “Uvet” o i “Co-Titolari”) entrambi con sede legale in: Bastioni di Porta Volta 10, 20121 Milano, Italia. I Co-Titolari hanno determinano congiuntamente le finalità e i mezzi del trattamento ed hanno determinato in modo trasparente, mediante un accordo interno, le rispettive responsabilità in merito all’osservanza degli obblighi derivanti dal GDPR, il cui contenuto essenziale viene comunicato agli interessati come segue.

Finalità del trattamento

Uvet C&L rende noto che il trattamento dei dati personali raccolti è finalizzato a portare ad esecuzione le attività inerenti alla gestione dell’evento BizTravel Forum, ed in particolare per:

1. La gestione delle attività inerenti alla partecipazione all’evento dell’interessato, il quale inoltra la sua richiesta di partecipazione tramite registrazione spontanea sul Form dedicato e presente sul sito, e pertanto:
   1. Per le attività inerenti alla registrazione e all’accesso autenticato all’evento.
   2. Per tenere informato l’interessato tramite invio di comunicazioni e aggiornamenti organizzativi concernenti lo sviluppo dell’evento cui ha richiesto di partecipare, gli appuntamenti in programma ed i risultati, nonché rispetto a future edizioni del medesimo, anche successivamente alla conclusione dell’iniziativa in corso.
2. Invio di questionari di gradimento rispetto alla gestione dell’iniziativa BizTravel Forum, tramite sottoposizione di sondaggi in forma anonima.
3. Soddisfare la specifica richiesta sottoposta dall’utente tramite i moduli presenti nelle diverse aree del sito, per inoltrare richieste di informazioni, di contatto, iscriversi alla newsletter o per ricevere altre comunicazioni di varia natura.
4. Gestione delle attività di controllo interno e di gestione, tramite trasmissione dei dati a ciò attinenti all’interno del Gruppo Uvet, di cui i Co-Titolari sono parte.
5. Finalità promozionali dell’evento, per cui i Co-Titolari potrà trattare il dato relativo all’immagine, nelle seguenti modalità:
   • diffusione delle riprese foto e video, raccolte durante l’evento, sui siti web istituzionali del Gruppo Uvet sulla manifestazione, social network e altri canali (es. brochure, volantini etc.).
6. Gestione delle attività in caso di eventuali contenziosi.
7. Finalità di invio di newsletter, comunicazioni informative e proposte commerciali anche in merito a nuovi servizi, offerte, eventi ed altre attività di marketing diretto e commerciali, anche di altre Società del Gruppo Uvet, e previo consenso dell’interessato.

Dati trattati

I dati trattati sono quelli da Lei forniti all’interno del Form di registrazione all’evento e riguardano precisamente:

• Le generalità dell’interessato (nome, cognome, città e regione di provenienza).

• Azienda di appartenenza e settore di attività.

• Contatti (indirizzo di posta elettronica, numero di telefono).

Uvet non raccoglie deliberatamente alcun dato personale di natura particolare.

Oltre ai dati comuni forniti direttamente e intenzionalmente dall’utente, i sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento di questo sito web acquisiscono, nel corso del loro normale funzionamento, alcuni dati personali di navigazione la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione della rete Internet.

Si tratta di informazioni che non vengono raccolte con la finalità di associazione all’identità dell’interessato, ma che per loro stessa natura permetterebbero, tramite procedure di elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, di identificare gli utenti. In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’Utente. Questi dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del sito e per controllarne il corretto funzionamento. I dati potrebbero essere utilizzati per l’accertamento di responsabilità in caso di ipotetici reati informatici ai danni del sito.

Per maggiori informazioni a riguardo si rimanda alla Cookie Policy dedicata.

Base Giuridica del Trattamento e conferimento dei dati

Ai sensi dell’art. 6 del Regolamento (UE), il trattamento dei dati, di cui alle finalità n. 1 e 3, è lecito in quanto necessario alla corretta e completa esecuzione della sua richiesta di partecipazione all’evento e in quanto tale, non necessita del consenso al trattamento dei dati. Il conferimento dei dati risulta necessario per finalizzare il rapporto tra le parti e soddisfare la richiesta di partecipazione dell’interessato.

Ai sensi dell’Art. 6, comma 1, lett. f) del Regolamento (UE), il trattamento di cui alle finalità indicate ai punti 1b), 2, 3, 4, 5 e 6 si fonda altresì sull’interesse legittimo dei Co-Titolari, i quali in conformità al Considerando 47 del Regolamento (UE), hanno attentamente effettuato una valutazione relativa al bilanciamento dei propri interessi con i diritti e le libertà fondamentali dei soggetti interessati sottoposti alle attività di trattamento, tenuto conto inoltre del rapporto intercorrente tra l’interessato ed i  Co-Titolari medesimi. In particolare:

• Rispetto alla finalità 1 b) (c.d. soft spam), secondo quanto stabilito dall’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, i Co-Titolari del trattamento possono utilizzare le coordinate di posta elettronica degli interessati, con cui è già in essere una relazione qualificata, anche in mancanza di un consenso, purché si tratti di comunicazioni inerenti servizi analoghi a quelli oggetto della vendita. Si ricorda che l’interessato ha la facoltà in ogni momento di esercitare il diritto ad opporsi ovvero a limitare il trattamento dei dati.
• Rispetto alla finalità 2 (Invio di questionari di gradimento), la valutazione dell’evento da parte del partecipante viene utilizzata dai Co-Titolari per offrire un servizio sempre migliore. Il questionario è sottoposto in forma anonima e la compilazione è assolutamente facoltativa da parte dell’interessato.
• Rispetto alla finalità 4 il trattamento è effettuato altresì in conformità al considerando 48 del Regolamento (UE), relativamente all’appartenenza dei  Co-Titolari a gruppo imprenditoriale.
• Per quanto riguarda la finalità 5, (finalità promozionali e divulgative dell’evento durante il quale le immagini, foto e video vengono effettuate), Uvet informa preventivamente, anche tramite vignetta esposta e consultabile presso l’evento, delle attività di ripresa video e foto e della loro possibile diffusione e fornisce agli interessati la possibilità di opporsi immediatamente presso il luogo dell’evento.

Il trattamento dei dati per le finalità di promozione, di cui al punto 6, si fonderà, ai sensi dell’art. 6 del Regolamento (UE), sul consenso eventualmente espresso dal soggetto interessato. Il conferimento dei dati per le finalità di promozione è facoltativo, il rifiuto non comporta alcuna conseguenza, salvo l’impossibilità di ricevere materiale promozionale inerente alle attività e ai progetti, indicati tra le finalità del trattamento.

Modalità di trattamento

Il trattamento dei dati potrà consistere, oltre che nella loro raccolta, nella loro registrazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modifica, raffronto, utilizzo, comunicazione, diffusione, ecc. e sarà effettuato sia con l’utilizzo di supporto cartaceo, sia con l’ausilio di strumenti elettronici informatici, tramite l’adozione di adeguate misure di sicurezza atte a garantire la protezione dei dati personali.

I Co-Titolari del trattamento tratteranno i dati personali in modo lecito, corretto e trasparente, nel rispetto dei principi sanciti dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Personali, garantendo la tutela dei dati personali e dei diritti e delle libertà fondamentali. 

I dati raccolti non verranno utilizzati in contesti o per usi e/o fini diversi da quelli sopra indicati o che possano, in qualsiasi modo, compromettere i diritti e le libertà dei soggetti interessati.

Destinatari dei Dati

I soggetti che possono venire a conoscenza dei dati personali, nei limiti strettamente necessari per adempiere alle finalità sopra esposte, sono soggetti autorizzati al trattamento dei dati personali da Uvet. Per lo svolgimento di alcune funzioni inerenti alla gestione societaria, l’azienda si rivolge a soggetti e/o società esterne ai quali fa pervenire i dati necessari e in particolare, alle seguenti categorie di soggetti:

• partner commerciali e operativi, che svolgono attività inerenti alla gestione e l’organizzazione dell’iniziativa.
• Enti e Amministrazioni pubbliche per verifiche e controlli in ottemperanza agli obblighi fiscali e civili.
• Consulenti e Studi legali.
• Società del Gruppo Uvet per attività legate alla gestione dell’evento ovvero al controllo del sistema di gestione organizzativa aziendale e dell’infrastruttura tecnologica.

Si informa inoltre che i dati riguardanti il vostro personale potranno essere comunicati anche a soggetti terzi nell’ambito dell’operatività aziendale.

Un elenco dei Responsabili esterni nominati è consultabile presso la Sede dei Co-Titolari.

Collegamenti con siti di terzi

Invitiamo gli utenti a considerare che il presente sito web può contenere collegamenti ad altri siti che non sono coperti da questa informativa privacy. I signori visitatori del nostro sito possono essere indirizzati verso siti di terzi per ottenere maggiori informazioni, quale ad esempio, eventi, promozioni di contenuti, servizi di fornitori e partner; Uvet non presta alcuna garanzia riguardo al modo in cui i dati dell’utente sono memorizzati o utilizzati dai server di terzi.

Raccomandiamo di esaminare l’informativa privacy di ciascun sito di terzi raggiunto attraverso il presente sito web, al fine di comprenderne il loro uso dei Vostri dati personali.

Trasferimento dei Dati Extra UE

I Co-Titolari del Trattamento non effettuano direttamente alcun trasferimento dei dati al di fuori dell’Unione Europea.

Utilizzo dei Social Media

Uvet può anche fornire collegamenti ad altre piattaforme di social media che conducono a server installati da individui o organizzazioni su cui non ha alcun controllo. Uvet non fornisce alcuna rappresentazione, né assume alcuna responsabilità riguardo l’accuratezza o qualunque altro aspetto delle informazioni disponibili presso tali siti.

Il collegamento ad un sito di un terzo non può essere inteso come una validazione, né da parte di Uvet né di tale terzo, dei prodotti e servizi di altri o tale terzo. Uvet non rilascia dichiarazioni o garanzie riguardo l’uso o l’archiviazione dei dati dell’utente presso i siti di terzi. Si invitano i signori utenti ad esaminare attentamente la policy sulla privacy che regola i siti di terzi collegati al nostro sito web per avere una visione completa del possibile utilizzo dei Vostri dati personali.

Conservazione dei Dati

Tutti i dati predetti e gli atti costituenti lo stato del  servizio verranno conservati per l’espletamento di tutti gli eventuali adempimenti connessi o derivanti dagli obblighi legali, fiscali o contrattuali, cosi come previsto dalle normative in materia. Per quanto attiene le specifiche finalità promozionali si fa presente che i dati conferiti saranno conservati per un periodo di due anni, fatto salvo il diritto dell’interessato di revocare il consenso in ogni momento.

Diritti degli Interessati

Ai sensi del Regolamento Europeo, gli interessati hanno il diritto di chiedere al Titolare del trattamento l’accesso ai dati personali (art. 15), la rettifica (art. 16), la cancellazione degli stessi o l’oblio (art. 17), la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano (art. 18), il diritto alla portabilità dei dati (art. 20) o di opporsi al loro trattamento (art. 21), oltre al diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida allo stesso modo significativamente sulla sua persona (art. 22). Qualora il trattamento dei dati personali si basi sul consenso espresso dell’interessato, ai sensi dell’art. 7 paragrafo 3 del Regolamento, il soggetto ha la possibilità di revocare i propri consensi in qualsiasi momento.

Le richieste potranno essere esercitate nei confronti dei Co-Titolari del trattamento tramite le seguenti modalità:

• Lettera raccomandata all’indirizzo Bastioni di Porta volta 10, 20121 Milano (Italia);
• E-mail all’indirizzo di posta elettronica: privacy@uvet.com 

ovvero contattando il Data Protection Officer.

L’interessato ha, altresì, il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo preposta (art. 77 del Regolamento) qualora ritenga che il trattamento effettuato da parte dei Co-Titolari non sia conforme.

Data Protection Officer

Indirizzo: Bastioni di Porta volta 10, 20121 Milano  (Italia);

Telefono: +39 02 818381

E-mail: DPO@uvet.com

Difesa in giudizio

I Co-Titolari del trattamento si riservano la facoltà di trattare i Suoi dati personali per fini di difesa in giudizio o per qualsiasi controversia legale, in conseguenza ad abusi o comportamenti illeciti.  

I Co-Titolari possono, altresì, comunicare i dati personali dell’interessato ad autorità pubbliche nei casi previsti dalla Legge.